Administración de proyectos I

Introducción a la Administración de Proyectos*

*Basado en la metodología PMBOK

Los ambientes de desarrollo de software actuales están sufriendo cambios significativos en cuanto a la Administración de Proyectos se refiere, aunado al ambiente globalizado y el auge de nuevas tecnologías, surgen diversas formas de trabajo como:

  • La colaboración a distancia
  • El outsourcing
  • La mejora de la calidad
  • Generación y distribución de conocimiento
  • Coordinación simultánea de proyectos
  • Entre otras formas

Para dar solución a esta diversidad de situaciones han surgido una gran cantidad de ideas y formas de trabajo que en la actualidad han desembocado en una serie de Buenas Practicas (aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas) que después de depuraciones sucesivas han generado estándares que son utilizados por diferentes firmas para el análisis y administración del desarrollo de software, entre las más populares tenemos:

En nuestro curso usaremos la Guía del PMBOK, la cual utiliza el conjunto de buenas prácticas, lo cual significa que se esta de acuerdo con la aplicación de esas habilidades , herramientas y técnicas para aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos de TI.

Además de las normas de desarrollo, el PMBOK sigue un Código de Conducta sobre Ética Profesional (Code of Ethics and Professional Conduct del PMI), el cual precisa las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad de quienes se desempeñan en el ámbito de las TICS. Lo cual conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones y políticas profesionales de las instituciones, comprometiéndose en realizar prácticas justas y honestas y mantener relaciones respetuosas en el ámbito local e internacional.

¿Qué es un Proyecto?

Es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio, la temporalidad radica en el hecho de poseer un inicio y un fin. El proyecto puede terminar por varias razones: se cumplió con los lineamientos establecidos en el contrato de desarrollo de software, o cuando no se cumplieron los lineamientos establecidos por alguna de las partes interesadas, se rebasaron los tiempos de entrega, etc.

Durante el desarrollo de proyectos existen actividades que pueden repetirse, sin embargo no se debe caer en el error de asignar los mismos procedimientos a todos nuestros desarrollos sin el análisis de requerimientos previo ya que podemos caer en inconsistencias no consideradas.

Dirección, Gestión y/o Administración de proyectos

Se refiere a la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyectos para lograr un fin determinado. Se logra con la integración adecuada de 42 procesos agrupados en los cinco grupos de procesos siguientes:

  • Iniciación
  • Planificación
  • Ejecución
  • Seguimiento y Control
  • Cierre
Dirigir un proyecto Implica
  • Identificar requisitos
  • Abordar necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto
  •  Equilibrar en cuanto a tiempo y/o planificación las diferentes restricciones del proyecto como son:
    • El alcance
    • La calidad
    • El cronograma
    • El presupuesto
    • Los recursos
    • El riesgo

La relación intrínseca entre estos aspectos implica que si uno cambia, de alguna forma afectará a otro u otros. por ejemplo el adelanto en la entrega del proyecto por lo regular impacta en el costo presupuestado originalmente.

4.1 Acta Constitutiva del Proyecto  (IntroduccionAdministracionProyectos de TI 1)
4.1 Entregables parcial 1 (2014-1) ActaConstitutivaProyEntregablesParcial1
4.2 Desarrollar el Plan para la Administración del proyecto*

Las entradas para el Plan contienen algunos procesos que consideramos en el Acta constitutiva del Proyecto, como son; los Factores Ambientales Empresariales y los Activos o Bienes de los procesos de la organización:

4.2Entradas, Herramientas y Salidas para el Plan de Administración de Proyectos

Sin embargo, como se aprecia en el siguiente diagrama de flujo, en la Administración del Proyecto, se detalla de manera especifica el proceso anterior,  involucrando diversas fases; las cuales se deberán integrar a la carpeta de desarrollo de proyecto. Las etapas indicadas con barras rojas se integrarán como parte de las actividades correspondientes al segundo parcial, mientras que las indicadas en color verde se anexarán en el tercer parcial.

PlanDireccionProyectoDiagrama de flujo para la Administración del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar la ejecución del proyecto*

*Basado en la metodología PMBOK y la plantillas del Project Management Docs

Es el proceso que consiste en dar seguimiento al trabajo definido en el Plan para la Dirección del proyecto visto en la sección 4.2. Estando a punto de iniciar la ejecución del proyecto es tiempo de preparar la documentación donde se registrará el seguimiento del proyecto.

Una vez que el proyecto inicio se debe tener presente el comportamiento de al menos uno de los siguientes aspectos:

  • Desarrollar los enregables del proyecto.
  • Reunir, capacitar y dirigir a los miebros del proyecto para unificar criterios.
  • Obttener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales, herramientas, equipos e instalaciones.
  • Implementar los métodos y normas planificados.
  • Establecer los canales de comunicación; tanto externos como internos.
  • Generar los datos del proyecto; tales como: costo, cronograma y avances, a fin de establecer proyecciones.
  • Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al alcance, a los planes y al entorno
  • Gestionar los riesgos e implementar acciones preventivas y correctivas
  • Gestionar vendedores y proveedores
  • Recopilar y documentar las lecciones aprendidas

Entradas, Herramientas y Salidas

Grafico4.6

Diagrama de flujo de la administración de proyectos

Grafico4_7

Existen en el mercado diversos tipos de plantillas para atacar esta fase del desarrollo de proyectos; como lo demuestra las plantillas para el reporte de gastos (Expense Report) y las plantillas para el monitoreo y control de proyectos (Project Status Report).

Con la referencia a las plantillas de gastos, deben tener presente que para desarrollar proyectos como Freelanse o profesional independiente, deben estar dados de alta en hacienda y en acuerdo con su contador determinar los gastos que pueden incluir en su declaración de impuestos.

Esta etapa del proceso de desarrollo de proyectos implica, si fuese el caso, una actualización del Plan para el Desarrollo del proyecto que se abordará mas adelante en en el apartado 4.5. En donde se tendrá que replantear si fuese el caso; El alcance del proyecto, La lista de etapas o procesos, La linea de seguimiento, La estructura de la división de trabajo, cambios en la administración del plan, cambios en los costos planeados y revisión de los riesgos.

Bibliografía  Desarrollo del Programa Cap 5      Gido & Clements – Administracion Exitosa de Proyectos 5ta ed

4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Consiste en monitorear y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos del Plan para la Dirección de proyectos. Esta actividad es un seguimiento continuo de las actividades, que consiste en recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño. Dicho proceso comprende:

  • Comparar el desempeño real con respecto al plan
  • Evaluar el desempeño para aplicar, de ser necesario, una actividad preventiva o correctiva
  • Identificar nuevos riesgos
  • Proporcionar la información necesaria para sustentar la información del estado, la medición del avance y las proyecciones
  • Monitorear la implementación de los cambios

Entradas, Herramientas y Salidas
Grafico4_8

Diagrama de flujo del proceso, monitoreo y control del proyecto
Grafico4_9

Para llevar este seguimiento podemos utilizar las plantillas sobre el estatus del proyecto vista en el apartado 4.3. Desde mi punto de vista se podrá utilizar la misma plantilla ya que posee aspectos similares, evidentemente no repetirla.

4.5 Realizar el control de cambios

En esta etapa nos referimos a los controles de cambios tratados en las etapas anteriores, como se aprecia en el siguiente diagrama, se alimenta del control del proyecto, puede actualizar el plan y se retroalimenta con la dirección y administración del proyecto. La plantilla mas adecuada que puede registrar estas acciones se encuentra en este enlace.

Diagrama de flujo del proceso, monitoreo y control del proyecto
Grafico4_11

4.6 Cerrar el proyecto o la fase

Consiste en haber finalizado todas las etapas previstas en el Plan de Desarrollo del Proyecto, se revisará toda la información procedente de cierres anteriores en caso de haber cerrado otras etapas.

Diagrama de flujo del proceso, cerrar proyecto o fase
Grafico4_13

Las plantillas concernientes al cierre del proyecto, pueden abarcar: Las lesiones aprendidas, Revisiones posteriores al proyecto y aceptación del proyecto

5.1 Recabar Requerimientos

La recolección de requisitos es un proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseo y espectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados (stakeholders).

Es un plan que establece como los requerimientos deben ser recabados, documentados, analizados y administrados durante el ciclo de vida del proyecto. La imagen siguiente representa la recopilación de requisitos, en la cual podemos ver los procesos entrantes y los salientes a partir de los requerimientos reunidos.

5.3

En algunos casos se establece una distinción entre requisitos del proyecto y requisitos del producto:

  • Requisitos del proyecto: se refiere a requerimientos de la empresa, del director de proyectos o de la entrega, se refiere a requerimientos NO Técnicos
  • requisitos del producto: incluye información sobre requerimientos técnicos, requerimientos de segurida, de desempeño, etc. Se refiere a requerimientos técnicos, por ejemplo en una empresa de cableado estructurado, será importante determinar las características del cable UTP y de la Fibra Óptica

Las actividades o tecnicas que se pueden utilizar son las siguintes, dependiendo de las características de cada proyecto:

5.2

Con referencia a las entradas, hasta el momento se ceunta con la información recabada en el apartado 4.1 Actac constitutiva e identificación de los involucrados

Las herramientas y Tecnicas utilizadas son las siguientes

  1. Entrevistas: De manera formal e informal se establece un dialogo directo con los interesados (stakeholders), para lo cual, existen formatos para registrar los resultados.
  2. Grupos de Opinión: Se puede crear un foro de trabajo con especialistas del proyecto y los expertos en la lógica del negocio para determinar acuerdos de administración y planeación
  3. Talleres: Dependiendo del tamaño del proyecto se pueden establecer seciones conjuntas de desarrollo
  4. Tecnicas grupales:
    • Lluvia de ideas
    • Mapas conceptuales
    • Tecnica delphi
  5. Tecnicas grupales de toma de decisiones: Se toman en cuenta a todos los involucrados o solo el administrador de proyecto establece los lineamientos
  6. Cuestionarios y encuestas: diseñar cuestionarios para obtención de información: Kendal y Kendall y Sampieri
  7. Observaciones: La tecnica más utilizada para visualizar la forma de trabajo del negocio
  8. Prototipos: es la manera de obtener retroalimentación rápida de los involucrados en el proyecto
Salidas

Documentar en la introducción de los requerimientos los requisitos funcionales y no funcionales, a partir de la introducción realizada los equipos deberan exponer en clase los stakeholders detectados y la identificación de escenarios con la finalidad de documentar sus requerimientos por medio de casos de uso de manera que sean entendibles por su cliente y por el grupo de desarrollo.

Guías referenciales
5.2 Defiir el alcance*

Es el proceso que consiste en dar seguimiento al trabajo definido en el Plan para la Dirección del proyecto visto en la sección 4.2. Entre las actividades a desrrollar se encuentran:

7.1 Costo del proyecto

Existen diferentes técnicas y métodos para calcular el costo de un proyecto en esta referencia encontrarás dos técnicas para determinar el precio de un proyecto con tamaño de pequeño a mediano.

Exposición 1

7.1 Estimación de costos

Exposición 2

7-1-costodeproyectoCOCOMO_2

ScreenComplexity

La Plantilla de costos se basa en determinar ValorGanado_1 el cual es un estándar para medir el desempeño del cronograma y el costo del proyecto

 

Un punto importante que no se debe soslayar es el salario de los profesionistas, en este caso en ciencias de la computación o afín. En la página del observatorio laboral encontrarán los salarios de aquellos profesionistas que declaran ante Hacienda.

URL de COMO II . Descargar COCOMO II.

grecaAzteca

PMI_GuiaDeLosFundamentosDeLaDireccionDeProyectosGuiaDelPMBOK.4ta.Ed

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https://en.support.wordpress.com/copyright-and-the-dmca/

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